沧州市编委办开启机构编制档案数字化管理新模式

沧州市编委办立足为该市机构编制改革打好决策基础，做好数据支撑，重点完善机构编制档案管理，对纸质档案规范化，对电子档案数据化，优化档案管理服务，使档案成为机构编制发展可查、可鉴、可用的资产，更好地服务于机构编制管理和改革大局。

一是完善纸质档案，确保应存尽存。全面系统地梳理机构编制设立调整文件，梳理单位人员出入编文件，完善机构编制档案管理台帐，对资料类历史文件按照单位名称进行分类存档；按照时间顺序制定台账目录索引，并装订成册，对文件档案进行统一管理，达到“材料齐全、内容完整、版式统一、编号统一”；加强对重点工作、重要活动资料的收集整理，尤其重视相关机构编制政策发展的照片、影像资料等特殊载体的收集保管，确保机构编制档案应存尽存。

二是建立数据档案，实现快捷高效。将所有纸质文件进行电子扫描，录入沧州市公文管理系统，上传存入专用电脑，实行纸质和电子双向备份，建立完善检索系统，为日常使用档案工作提供便利。与实名制管理平台相结合，全面完成文件信息分类扫描录入工作，记录各部门单位的机构、编制、领导职数、经费形式等数据信息，接续历史沿革，确保机构编制档案实现检索快捷、备份同步、易于保存、方便高效。

三是创新档案管理，提供优质服务。建立依托“文件管理系统+实名制管理平台+纸质档案支撑”的档案管理模式，以实用性为导向，充分利用档案资源，切实解决档案材料分类复杂、档案难查、档案利用率不高等问题。不再拘泥于传统纸质档案的模式，打破“孤本”限制，避免复制、转移的繁琐，可同时满足多个需求，有效实现资源共享。利用互联网进行传输，变不同地域、不同空间传阅成为可能，拓展档案使用空间，缩短传送时间。数字化档案通过互联网、政务网进行检索、阅读，节约了保管空间和费用，提升了档案服务部门和社会的水平。